Voordat je een boekhoudprogramma aanschaft wil het product eerst bekijken en ervaren. Je gaat tenslotte voor een langere tijd met die software werken. Probeer daarom het boekhoudpakket eerst een aantal dagen gratis uit, zodat je de functionaliteiten zelf kan ervaren en zien. Je kan bijna elk online boekhoudprogramma gratis testen.
Kies hier een boekhoudprogramma
De vraag bij veel ondernemers is; kan ik de boekhouding zelf doen of beter uitbesteden? Er zijn een hoop factoren die mee spelen of je zelf gaat boekhouden of niet. Maar wat is er allemaal mogelijk en waar kan je uit kiezen?
De keuze tussen een online boekhoudprogramma of offline is lastig. Veel bedrijven hebben niet een duidelijke voorkeur. Wel zien we een duidelijke verschuiving van offline naar online in de software branche, software in de Cloud. Online boekhouden heeft veel meer voordelen dan ondernemers en accountants denken.
Je wil graag zo min mogelijk betalen voor je boekhoudsoftware maar is dit nou altijd de beste keuze? Een gratis boekhoudprogramma is niet altijd een slimme keuze. Er zijn wel aspecten waar je rekening mee moet houden.
Bij het kiezen van een gratis boekhoudprogramma moet je rekening houden dat veel opties en functionaliteiten beperkt zijn. Dat houd in dat in sommige gevallen alle functies beschikbaar zijn maar je kan ze maar beperkt aantal keer kan gebruiken of dat sommige cruciale functies worden weggelaten (waarvoor je wel moet betalen).
Dus voordat je kiest voor een gratis boekhoudpakket, zorg ervoor dat je goed uitzoekt waar de verborgen kosten en functiebeperkingen zitten.
De meeste financiële administratie software pakketten hebben steeds rijkere functie mogelijkheden. De boekhoudprogramma’s hebben maandelijkse releases met nieuwe functionaliteiten. Maar bij het financiële overzicht zal de basis altijd blijven en de automatisering en gebruiksgemakken als maar beter worden. Hieronder een klein overzicht van de functie die de meeste administratiepakketten bevatten:
Vaak heeft de software ook extra modules die in veel organisaties gebruikt worden zoals: met voorraad of facturatie.
Er zijn een aantal voordelen bij het kiezen van een gratis boekhoudpakket. Er zijn boekhoudpakketten die geheel gratis zijn of een paar euro per maand.
Er zijn verschillende boekhoudsoftware systemen op de markt: online, offline (Excel of installeerbaar). Niet ieder bedrijf of onderneming zit te wachten op een online boekhoudpakket en kiezen ervoor om in Excel te werken of software te downloaden.
Veel ZZP’ers of freelancers zijn niet vermogend genoeg om een boekhoudpakket te kopen of de maandelijkse kosten te betalen. Voor deze doelgroep is gratis variant een goede uitweg.
Indien je bedrijf groeit en je uiteindelijk je hele boekhouding wil automatiseren is het verstandig om alsnog een boekhoudpakket aan te schaffen. Maakt dan ook gebruik van de gratis proefabonnementen van de top 5 beste boekhoudprogramma’s zodat je zelf kan ervaren welk systeem het beste naar jouw wens is. Daarnaast zijn er ook genoeg goedkope boekhoudprogramma’s die zeker de moeite waard zijn om te testen.
De bedrijfsadministratie wordt opgeslagen op cloud servers of lokale servers, het beveiligen van deze data is duur en complex.
Als je uiteindelijk toch gaat voor een boekhouding in Excel of Google spreadsheet moet rekening houden met de volgende aspecten:
Microsoft Excel
Google spreadsheet
Beide opties zijn gratis te verkrijgen en makkelijk in gebruik. Het grootste verschil zit in het offline of online boekhouden wat het ene bedrijf als een voordeel ziet en andere niet.
Bij kleine bedrijven (startup, zzp of freelancer) wordt vaak door verschillende leveranciers gratis boekhoudsoftware aangeboden. Deze aanbieding is vaak tijdelijk en komt voor in november, december of januari. Dit zijn de piek maanden voor het overstappen naar andere administratie software voor de boekhouding. Let op vaak geldt de aanbieding maar 1 jaar en daarna ga je het volledige bedrag betalen. De nieuwe generatie startende ondernemers heeft veel baat bij het digitaliseren van de administratie in hun bedrijf. Doordat de administratie digitaal wordt bijgehouden kunnen simpele processen worden geautomatiseerd. Dit gaat je op lange termijn een hoop tijd en geld besparen als kleine ondernemer.
Als eenmanszaak heb je weinig tijd over voor de boekhouding en wil je juist flexibel werken. Maar toch doen veel eigenaren van kleine bedrijven graag hun eigen boekhouding. Daarom wordt ook aangeraden om je hele administratie digitaal bij te houden. Kijk voor alle digitale pakketten bij de vergelijker.
Er zijn veel verschillende soorten boekhoudsoftware op de markt. Sommige pakketten zijn meer geschikt voor een ZZP’er en de andere voor grote MKB bedrijven. Er zijn ook speciaal boekhoudsystemen voor accountants en administratiekantoren. Het is dus belangrijk om van te voren goed te oriënteren. Je kan makkelijk op prijs sorteren zodat je kan zien welke boekhoudpakket het goedkoopste is. Er zijn zelfs een aantal gratis boekhoudprogramma’s.
Er zijn een aantal softwareprogramma’s op de markt die de markt op dit moment domineren. Hieronder volgt een lijstje.
Kijk welk pakket bij jou past en ga naar de boekhoudprogramma vergelijken pagina.
Als je een boekhoudprogramma wilt voor je Mac of Windows computer is het gemakkelijkst om een online software te nemen. Doordat de software in de cloud is gemaakt (dus via internet werkt) is hij op beide systemen te gebruiken. Het maakt het extra makkelijk aangezien je geen boekhoudsoftware hoeft te downloaden of installeren. Er zijn wel boekhoudprogramma’s die speciaal voor Mac of Windows zijn gemaakt.
Als je voor jezelf zo eenvoudig mogelijk de administratie wil bijhouden is het belangrijk dat je het systeem kiest waar je al jaren meewerkt. Dus werk je liever op een Macbook van Apple dan zou ik kiezen voor een boekhoudprogramma voor de Mac. Dit is dus afhankelijk van je eigen besturingssysteem voorkeur. Hieronder een lijstje met verschillende pakket per besturingssysteem:
Een aantal van deze leveranciers hebben de boekhoudsoftware online (Saas) gemaakt waarbij het niet uitmaakt welk systeem je gebruikt van Windows 8 t/m Windows 10, Apple of Linux. Hierbij speelt de internetbrowser een belangrijke rol, dus Safari, Chrome, Firefox of Internet Explorer. Met de komst van web-based software zal er op dit moment ook open source programma’s online te vinden zijn.
Daarnaast zijn er blijkbaar ook nog andere pakketten die minder bekend zijn maar daar is hier geen extra informatie bij gezocht. Dat zijn Acces, Speedbalance (heet nu Banana boekhouding) en zijn beide geschikt voor Microsoft.
Er zijn verschillende boekhoudsystemen met een mobiele app voor zowel Android of OS X van Apple. Vaak zijn deze apps alleen gemaakt op eenvoudige handelingen uit te voeren. Zoals een foto maken van een bonnetje of factuur en direct verzenden naar de administratie of om snel de belangrijke financiële gegevens te bekijken zoals omzet.
Eigenlijk geldt voor boekhouden op een ipad of tablet hetzelfde verhaal als voor een mobiele app. De basis van bonnetjes en hier en daar wat inzichten in de financiën en zelfs het maken van een offerte of factuur zou prima kunnen met een tablet. Daarnaast kan je altijd met internet gebaseerde boekhouding inloggen via de browser van de tablet.
Was is nu het beste boekhoudprogramma voor mijn bedrijf, dat vraagt natuurlijk iedere ondernemer of organisatie zich af. Het is dus belangrijk om goed inzicht te krijgen in wat jezelf aan de boekhouding wil besteden, zowel de tijd als kosten die je ervoor over heb. Dit is per onderneming anders, de ene organisatie heeft een boekhouder in dienst en de andere doet zowel het boekhouden als het ondernemen zelf. Vaak zijn dit ZZP’ers, een eenmanszaak of freelancers, die hiermee kampen.
Voor de kleine ondernemer (vaak zijn dit ZZP’ers) de prijs een bepalende factor bij het kopen van een boekhoudprogramma. Er zijn genoeg aanbieders die een goedkoop boekhoudprogramma hebben waarmee je prima de administratie kan doen.
Het boekhoudsysteem is voor een administratiekantoor of accountantskantoor primair. Zij zijn gebaat bij de beste accounting software waarbij de gehele administratie foutloos en geautomatiseerd vastgelegd kan worden. Zij hebben het voordeel dat zij de administratie en boekhouding experts zijn. Als accountant zit er een groot voordeel als een je online accounting software gebruikt, je kan namelijk samenwerken met je klanten in de Cloud.
Als je graag wilt weten welk boekhoudpakket het beste bij je past kijk dan op deze pagina beste boekhoudsoftware en filter op bedrijfstype.
Veel branches hebben specifieke branche software oplossingen zoals voor penningmeester van hockey of tennisverenigingen is er LISA of de KNLTBclub app. Deze software gebruiken zij voor de ledenadministratie en is gemakkelijk te koppelen aan verschillende boekhoudprogramma’s. Zo heeft elke sportvereniging zijn eigen software voor de ledenadministratie en vaak kan deze software gekoppeld worden aan de boekhouding.
Dit geldt niet alleen voor verenigingen of stichtingen, maar ook voor andere branches in de dienstverlening, bouw, retail, horeca, zorg etc. Vaak heeft een autobedrijf, schoonheidssalon, kapper of pedicure zijn eigen specifieke software om de organisatie processen te optimaliseren. Enkele voorbeelden om voorbeelden zijn CRM, facturatie software, declaraties, project management, urenschrijven etc. Dit is voor elk bedrijf andere soort software, maar de boekhouding is voor iedereen hetzelfde. Btw aangifte, bonnetjes bewaren, activa afschrijven, omzetbelasting etc. Koppel daarom je eigen software aan een boekhoudprogramma zodat deze administratie voor je automatiseert.
Bij webshop software zoals woocommerce, magento, shopify, CCV shop of lightspeed is dit ook mogelijk.
Een internationaal bedrijf heeft te maken met verschillende regels omtrent de boekhouding van andere landen maar ook andere talen en valuta. De meeste bedrijven in Nederland zitten ook in België en waar beide nederlands wordt gesproken en beide euro als valuta hebben, alleen zijn de regels de belastingdienst anders. Niet ieder softwarepakket is gemaakt voor meerdere talen en valuta. De meeste boekhoudsoftware is engels geschreven, maar niet geschikt voor bijvoorbeeld in Engeland.
